MANAJEMEN DAN ORGANISASI
Oleh: Eko Sulistyono, S.Pd
Pengertian Manajemen
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya –
sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan. Atau lebih jelasnya manajemen dapat didefinisikan sebagai bekerja
dengan orang-orang untuk menentuakan, menginterpretasikan, dan pengorganisasian
(organizing), penyusunan personalia atau kepegawaian (staffing),
pengarahan dan kepemimpinan (leading), dan pengawasan (controlling).
Pola Umum Manajemen
1. Manajemen pada dasarnya adalah alat atau sarana dari pada
administrasi
2. Sebagai alat administrasi fungsi manajemen adalah
menggerakkan unsur statik daripada administrasi yaitu organisasi
3. Dalam fungsinya menggerakkan organisasi, manajemen
merupakan suatu proses dinamika yang meliputi fungsi planning, organizing,
actuating dan lain-lain
4. Proses manajemen selalu diarahkan untuk mencapai suatu
tujuan tertentu
5. Dalam mencapai tujuan tersebut manajer sebagai
pelaksana manajemen menggunakan berbagai unsur yang tersedia dalam organisasi
6. Penggunaan unsur-unsur manajemen tersebut selalu
dilaksanakan dengan seefisien mungkin berdasarkan prinsip-prinsip manajemen.
Pengertian Organisasi
Organisasi adalah wadah serta proses kerjasama sejumlah manusia yang
terkait dalam hubungan formal dalam rangkaian hirarki untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
Dari beberapa
pengertian di atas ada tiga unsur yang menonjol dan perlu diperhatikan, yakni :
1. Bahwa organisasi bukanlah tujuan, mulainkan hanya alat
untuk mencapai tujuan atau alat untuk melaksanakan tugas pokok. Berhubungan
dengan itu susunan organisasi haruslah selalu disesuaikan dengan perkembangan
tujuan atau perkembangan tugas pokok.
2. Organisasi adalah wadah serta proses kerjasama
sejumlah manusia yang terikat dalam hubungan formal.
3. Dalam organisasi selalu terdapat rangkaian hirarki,
artinya dalam suatu organisasi selalu terdapat apa yang dinamakan atasan dan
apa yang dinamakan bawahan.
Fungsi-Fungsi Organisasi :
1.
Mengatur tugas dan kegiatan kerjasama sebaik-baiknya
2.
Mencegah kelambatan-kelambatan kerja serta kesulitan yang dihadapi
3.
Mencegah kesimpangan kerja
4.
Menentukan pedoman-pedoman kerja.
Keuntungan-keuntungan Organisasi :
Organisasi yang
baik memberikan keuntungan sebagai berikut :
1.
Setiap orang akan mengerti tugasnya masing-masing
2.
Memperjelas hubungan kerja para anggota organisasi
3.
Terdapat koordinasi yang tepat antar unit kerja
4.
Menggunakan tenaga kerja sesuai dengan kemampuan dan minat
5.
Agar kegiatan administrasi dan manajemen dapat dilakuakn secara efektif dan
efisien.
HUBUNGAN ANTARA KEPEMIMPINAN, MANAJEMEN DAN ORGANISASI
Organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang bekerjasama untuk
mencapai tujuan, yang mana untuk mencapai tujuan tersebut memerlukan manajemen
untuk mengatur orang-orang tersebut, yang mana manajemen tidak akan berhasil
apabila tidak ada pemimpin di dalamnya dan seorang pemimpin pun harus memiliki
ilmu kepemimpinan, jadi antara Kepemimpinan, manajemen dan organisasi merupakan
suatu sistem yang tidak dapat berdiri sendiri dan tidak dapat terpisahkan.
I. PENDAHULUAN
Setiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti mempunyai
rumusan tujuan yang ingin dicapai. Organisasi yang mempunyai rumusan tujuan
yang jelas akan mendapatkan kesulitan kearah mana organisasi iti akan dibawa.
Perumusan tujuan organisasi yang jelas akan memudahkan organisasi dalam
menentukan kebijakan organisasi. Melalui tujuan tersebut, sebuah organisasi
mendapat gambaran kearah mana orgaisasi tersebut akan dibawa, mendapatkan
landasan bagi organisasi, memudahkan menentukan macamnya tugas, dan akan mudah
menentukan PRODER KISS ME (program, prosedur, koordinasi, integrasi,
simplikasi,sinkronisasi dan mekanisme ). Perumusan tujuan meski menjadi syarat
mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah merupakan satu-satunya syarat. Rumusan
tujuan perlu ditopang oleh syarat-syarat lain yang tidak kalah pentingnya
diantaranya (anggota), kelompok, kerja sama, dan perangkat lainnya seperti
kesektariatan dan administrasi. Diantara sederetan piranti organisasi yang akan
penulis uraikan lebih panjang adalah Kesektariatan dan administrasi.kedua
piranti organisasi tersebut penulis uraikan karena penulis berpendapat bahwa
kegiatan kesektariatan dan administrasi mempunyai peran yang signifikan dalam
kegiatan organisasi.
II. ADMINISTRASI
Seperti telah diuraikan diatas bahwa sebuah organisasi
yang baik adalah organisasi yang telah menetapkan rumusan organisasi yang
jelas. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi sudah barang tentu akan
melakukan segala usaha/ kegiatan organisasi, dari mulai merencanakan tujuan
sampai dengan kegiatan evaluasi kegiatan.usaha/kegiatan tersebut disebut dengan
administrasi. Secara umum, administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok
orang yang bekerja secara teratur untuk mencapaisuatu tujuan yang telah
ditetapkan oleh organisasi.usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud meliputi
semua kegiatan yang lazim dilakukan oleh organisasi, seperti penetapan rencana
program, pengorganisasian, penajaman dan penyelenggaraan program, kegiatan
pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan lainlain.
Sedangkan secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha,
clerical work (kegitan catat mencatat/tulis –menulis ) atau sectretrial work
(pekerjaan sekertaris), yaitu keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian
bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan rumusan pengertian administrasi
secara sempit tersebut disebut juga kesektariatan.
Dari
batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengetian
administrasi meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Rangkaian kegiatan/ perbuatan, termasuk kegiatan
kesekretaritan;
2. Adanya kelompok orang;
3. Adanya kerjasama;
4. Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan;
A. KESEKRETARIATAN
Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata
usaha. Seperti telah disinggung diatas, bahwa tata usaha merupakan bagian
pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang
tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau
keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi.
1. Tulis menulis (rencana program, strategi
pelaksanaan program, sampai evaluasi ).
2. Surat menyurat;
3. Kegiatan kearsipan dan agenda;
4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk
organisasi;
5. pengiriman dan penerimaan surat; dan
6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan
kegiatan tilis menulis
Dari uraian diatas dapat menyimpulkan bahwa Tata Usaha
adalah menghimpun keteranganketerangan tertulis yang dapat digunakan untuk
menunjang kelancaran kegiatan administrasi. Dengan demikian, dapat dikatakan
bahwa sipat Tata Usaha adalah sebagai “pelayanan terhadap kegiatan pokok
administrasi”. Berikut ini penulis uraikan beberapa kegiatan Tata Usaha yang
memiliki aturan-aturan (baku) tertentu, yaitu: surat menyurat, kearsipan,
agenda, buku induk, dan buku agrnda kegiatan. A. Surat Menyurat Di antara
kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat (korespondensi).
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi
antara pihakpihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi.
Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:
1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan
atau permohonan buah pikiran/gagasan.
2. Alat bukti tertulis, misalnya surat
perjanjian.
3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang
diarsipkan.
4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang
bersejarah.
5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat
perintah.
Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya,
surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu:
1. surat pribadi,
2. surat dinas (resmi), dan
3. surat niaga.
Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga
jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran, surat pengumuman, surat
perjanjian, dan surat keputusan. Ada beberapa bentuk penulisan surat. Yang
dimaksud dengan bentuk surat adalah pola surat menurut susunan, letak, dan
bagian-bagian surat. Setiap bagian surat itu sangat penting peranannya sebagai
identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat. Menurut pola umum yang berlaku
dalam surat menyurat, bentuk surat dikelompokan menjadi6(enam) dan macam bentuk
surat, yaitu :
(a) bentuk lurus penuh (full block style),
(b) bentuk lurus (block style),
(c) bentuk setengah lurus (semi block style),
(d) bentuk bertekuk (idented style),
(e) bentuk resmi Indonesia lama, dan
(f) bentuk Indonesia baru.
contoh lengkap bentuk-bentuk surat tersebut dapat
dilihat pada buku seri penyuluhan bahasa Indonesia bagian surat menyurat.
Sekedar memberikan gambaran untuk memudahkan pemahaman pembaca, berikut penulis
berikan contoh bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style) Keterangan
:
(1) Kop/Kepala Surat;
(2) tanggal surat;
(3) nomor. Lampiran, perihal
(4) alamt,tujuan;
(5) salam pembuka;
(6) Isi surat
(7) Salam penutup;
(8) pengirim surat; da,
(9) tembusan;
B. Kerasipan, Agenda dan Ekspedis
1. Arsip
Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu
sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan
data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula
dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan
sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara
ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang bias mengurus bagian
penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper Arsip memiliki
kegunaan sebagai berikut :
1. Sebagai
suatu pusat ingatan dari organisasi atau Penyimpanan data.
2. Sebagai
sarana pembuktian dalam peristiwa hukum
3. Arsip
mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.
4. Arsip
memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan
lainlain.
System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam,
yaitu :
1.
Sistem penyimpanan menurut abjad
(Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau
organisasi utama.
2.
Sistem penyimpanan menurut pkok soal
(Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi
surat..
3.
Sistem penyimpanan menurut wilayah
(Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada asal daerah
surat..
4.
Sistem penyimpanan menurut nomor
(Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan angka nomor pada surat.
5.
Sistem penyimpanan menurut tanggal
(Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan tanggal yang
tertera pada surat tersebut.
2. Agenda
Buku agenda, adalah buku catatan
yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat
surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat
surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda,
dapat dibagi atas 2 (dua) macam,yaitu :
1.
Agenda Tunggal, yaitu agenda yang
menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah
kanan untuk surat keluar
2.
Agenda anda, yaitu agenda yang
terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang
satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar
3.
Ekspedisi kegiatan kesekretariatan
lain yang berhubungan dengan surat menyuratadalah ekspedisi. Ekspedisi adalah
kegiatan mengurus (mengirim/mengantarkan) surat-surat atau barangbarang.
Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar
surat-surat atau barangn-barang disebut ekspeditur. Untuk memudahkan
surat-surat, sebuah organisasi memerlukn bukuk ekspedisi. Buku ini sangat
penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan diterima
oleh alamat tujuan surat tersebut.
C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan
merupakan
buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota organisasi yang
bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun
anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data
seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.
Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-datarangkaian kegiatan
organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi,
jawatan, instansi, dan badanbadan yang berguna bagi kelengkapan administrasi
dan laporan-laporan.
IV. P E N U T U P
Administrasi
dan kesekretariatan bukan merupan bagian disiplin ilmu eksakta. Ini berarti
bahwa teori tentang kedua topik tersebut adalah terus mengalami perubahan,
pergeseran dan penambahan-penambahan sesuai dengan perkembangan kebutuhan
organisasi. Perkembangan kebutuhan organisasi tidak terlepas dari usaha untuk
lebih memperbaiki citra organisasi tersebut. Oleh karena itu
inisiatif-inisiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat penting, termasuk
ide-ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti penting
dalam menjalankan roda organisasi
No comments:
Write comments